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» Druckdatenverwaltung
» Bestellung
» Modifikation
» Freigabe und History
» Keywords
» Produkte-Code

Druckdatenverwaltung

Das zentrale Element von AdXchange ist die Datenverwaltung. Durch Ihre Agentur werden für den Druck aufbereitete PDF-Dateien auf die AdX-Plattform geladen und dort mit zusätzlichen Informationen für die Produktion verknüpft. Dabei liest AdXchange elementare Informationen, wie zum Beispiel das Format, die Anzahl der Farben oder gewünschte Veredelungsarten, direkt aus der PDF-Datei aus. So müssen nur noch die zusätzlichen Informationen wie Material, Grammatur und gewünschte Ausrüstung und Lieferoptionen ergänzt werden. Das Einrichten eines normalen Datensatzes lässt sich in unter einer Minute realisieren.

Die Parameter für die Druckproduktion, welche von Ihrer Agentur eingetragen wurden, können von Ihnen eingesehen und bei Bedarf selbst angepasst werden, z.B. wenn in Rücksprache mit der Druckerei ein neues Material vereinbart wurde, oder die Ausrüstung der Drucksache verändert werden soll.

Drucksachen welche nicht mehr benötigt werden können von Ihnen aus dem System entfernt werden, somit kann ausgeschlossen werden dass von Drucksachen welche nicht mehr gültig sind noch Nachdrucke in Auftrag gegeben werden.


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Bestellung

Waren Nachbestellungen von Drucksachen bislang immer ein Unsicherheitsfaktor, oder musste man auf die Unterstützung der Agentur zurückgreifen, so hilft AdXchange dabei diese Bestellungen mit nur 3 Klicks in die Wege zu leiten, ganz ohne Fachchinesisch. Da alle für den Druck relevanten Daten bereits mit dem druckfähigen PDF verknüpft sind, müssen nur noch Auflage und Liefertermin angegeben, sowie die zu beauftragende Druckerei und gewünschte Lieferadresse ausgewählt werden.

Nach dem Absenden dieses Formulars erhält Ihre Ansprechperson in der Druckerei per eMail alle notwendigen Angaben inklusiver Ihrer Kontaktinformationen. Die Druckdaten sind als Download-Link ebenfalls im eMail hinterlegt, ebenso ein Link auf eine niedrig aufgelöste Vorschau der Drucksache. So kann sich bereits der Sachbearbeiter in der Administration ein Bild von Ihrem Druckauftrag machen.

Bis zum Verstreichen des angegebenen Liefertermins bleibt der Eintrag gesperrt um versehentliche Mehrfachbestellungen zu vermeiden. Danach wird der Eintrag automatisch wieder freigegeben.


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Modifikation

Aus mehreren guten Gründen ist AdXchange nicht dazu ausgelegt Anpassungen innerhalb von Dokumenten direkt über das System auszuführen, es bietet jedoch eine smarte Lösung um Produkt-Anpassungen schnell und sicher bei Ihrer Agentur zu platzieren – ohne Missverständnisse.

Für jedes Produkt in Ihrer AdXchange-Datenbank können Sie einen Modifikations-Auftrag auslösen, hier geben Sie einfach die zu korrigierenden Informationen ein, wählen Ihren Ansprechpartner in der Agentur und senden das Formular ab. Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit weitere Dateien wie Texte oder Bilder an Ihren Modifikations-Auftrag anzuhängen. Ihr Anpsrechpartner erhält per eMail alle benötigten Informationen und die Download-Links zu Ihren Daten. So sind Missverständnisse praktisch ausgeschlossen.

Sobald ein Modifikations-Auftrag angestossen wird, wird der betreffende Eintrag für Nachbestellungen gesperrt, so wird aktiv verhindert das von einer Drucksache Nachproduktionen mit veralteten Daten angefertigt werden. Hat die Agentur den Datensatz aktualisiert, und diese auf die Plattform hochgeladen, werden Sie per eMail automatisch darüber informiert und zur Freigabe aufgefordert. Nach der Durchsicht des neuen Dokumentes haben Sie die Möglichkeit weitere Anpassungen in Auftrag zu geben, oder das Dokument freizugeben. Nach erfolgter Freigabe ist das Produkt sofort wieder für eine Nachbestellung verfügbar.


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Freigabe und History

Wurde ein modifiziertes Dokument auf AdXchange hochgeladen, muss dieses freigegeben werden um wieder bestellbar zu sein. Diese Freigabe geschieht nach erfolgter Kontrolle des neuen Dokumentes mit nur einem Klick direkt im System. Sollten weitere Korrekturen notwendig sein, so kann alternativ zur Freigabe eine zusätzliche Korrekturrunde in Auftrag gegeben werden. Bis zur finalen Freigabe bleibt das Dokument für die Bestellung gesperrt um Fehlproduktionen zu verhindern.

Um den Überblick über alle auf der AdX-Plattform getätigten Aktionen zu bewahren werden Schlüsselereignisse wie Produkt-Gründungen, PDF-Uploads, Modifikationen, Freigaben und Bestellungen in einer History gesichert. So lässt sich immer nachvollziehen wann welche Aktion ausgeführt wurde und wer in den Prozess involviert war. Diese History wird auf Produkt und Plattformebene geführt, kann also entweder pro Produkt separat, oder für alle Produkte gesamthaft eingesehen werden. Sollte es einmal notwendig sein lässt sich diese History per Mausklick in eine Excel-Datei exportieren und auf dem eigenen Rechner ablegen.


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Keywords

Um in grossen Datenbanken den Überblick nicht zu verlieren stehen in AdXchange diverse Such- und Filterfunktionen zur Verfügung um die Auswahl in Echtzeit einzugrenzen. Um Dokumente in logische Gruppen zu ordnen, oder wichtigen Meilensteinen zuweisen zu können ist es möglich Keywords zu erfassen und einzelnen Dokumenten zuzuweisen, hierbei sind Mehrfachbelegungen uneingeschränkt möglich.


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Produkte-Code

Im Rahmen von QS-Zertifizierungen ist es häufig notwendig sämtliche Drucksachen mit eindeutigen Produkte-Codes zu versehen, um Version und letztes Produktionsdatum transparent zu machen. Ein zentrales Problem von Produkte-Codes ist die Gefahr dass im Zuge von Daten-Anpassungen die Codes nicht aktualisiert werden. Das optionale Modul für den Support von Produkte-Codes unterstützt diesen Prozess in mehrfacher Hinsicht.

Im Konfigurator kann der Produkte-Code individuell konfiguriert werden, es können Text-Bereiche, Trennzeichen und Zahlen-Bereiche in beliebiger Reihenfolge erfasst werden. Zahlenbereiche können zusätzlich mit einer automatischen Zählfunktion versehen werden. Beim ersten Upload eines Dokumentes wird der entsprechende Code inkl. seiner aktuell laufenden Nummer zugewiesen. Sofort nach dem Sichern durchsucht AdXchange das gesamte Dokument nach dem betreffenden Code und signalisiert ein erfolgreiches, oder auch fehlerhaftes Suchergebnis.

Wird ein Modifikations-Auftrag gestartet liefert AdXchange der ausführenden Agentur eine Datei mit der korrekten Nummer mit, diese kann dann entweder manuell oder über einen Script-Workflow in die Satzdatei eingebunden werden. Nach dem erneuten Upload des adaptierten Dokumentes gleicht AdXchange erneut die Übereinstimmung der Codes aus Datenbank und Dokument ab. Ein Icon informiert ob der Code korrekt eingetragen wurde, oder signalisiert, unterstützt von einer Textmeldung, falls der Code abweicht. So gehören inkorrekte Produkte-Codes der Vergangenheit an.


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